Рейтинг пользователей: / 4
ХудшийЛучший 

Іскра О.В.

Помилки при відображенні в бухобліку  розрахунків з підзвітними особами.

КНУ імені Тараса Шевченка

 

This work is upon the right representation in the accounting of settlements with the advance holders .

Key words: settlements with the advance holders, assignment, daily payments.

Ця робота про правильне відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами.

Ключові слова: розрахунки з підзвітними особами; відрядження;добові;бухгалтер.

Теоретичними та практичними аспектами вивчення помилок при відображенні в бухобліку  розрахунків з підзвітними особами займалися такі вітчизняні вчені, як C.Голов, Н.Гура, О.Коблянська, В.Сопко, В.Швець та інші. Однак окремі аспекти теорії та практики обліку розрахунків з підзвітними особами залишаються дискусійними та потребують подальших наукових досліджень і розробок у напрямі іх удосконалення.

При відображенні розрахунків з підзвітними особами бухгалтери дуже часто роблять помилки при заповненні відомості 3.2.2. , де ведеться синтетичний і аналітичний облік  по рахунку 372. А це означає, що кожній виданій підзвіт сумі відводиться  у відомості 3.2.2. одна строка (лінія) і при наданні звіту про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт, здачі в касу невикористаних сум або отримання грошей у погашення перевитрат записи сум по цим операціям будуть здійснені по цій же строчці. У той же час відомість 3.2.2. зберігає шахматну форму запису, що є підставою журнальної форми бухобліку  у частині розшифровки обороту по кредиту рахунку 372.

При перевірці потрібно пам’ятати, що підставою для заповнення відомості 3.2.2. є видаткові касові ордери на суми, що видані у підзвіт, звіти про використання коштів на використані суми; прибуткові або видаткові касові ордери  на розбіжності у сумах отриманих і використаних. До обліку приймаються звіти про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт, які перевірені арифметично, по суті (у відношенні доцільності і необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу), які затверджуються керівником підприємства. Бухгалтер обробляє ці звіти, проставляючи на документах і на звітах кореспондуючі рахунки, що відповідають напрямку витрат.

Так як записи у відомості 3.2.2. по кожній підзвітній особі ведуться позиційним способом, тобто на одній строці, то це дозволяє зробити аналіз розрахунків підзвітних сум по кожному працівнику. Правильність записів у відомості 3.2.2. перевіряється по даним звіту про використання коштів і касових документів. Для того, щоб перевірити правильність записів у відомості в графах «видано у підзвіт» (Дт 372 Кт 301) і «видано у відшкодування перевитрат» (Дт 372 Кт 301) необхідно співставити суми по кожній підзвітній особі з видатковими касовими ордерами, звітами касира, звітами про використання коштів, журналом 1.1. (який ведеться по кредиту рах. 30 «каса»). Операції по поверненим і утриманим коштам з підзвітних сум (Дт 301,661 Кт 372) можна звірити з даними прибуткових касових ордерів, звітами касира, відомістю 1.1. якщо гроші внесені в касу, або з даними розрахунково-платіжної відомості, якщо здійснено утримання із заробітної плати. Бухгалтер, користуючись методом самоперевірки, може в оперативному порядку перевірити відображення в обліку  підзвітних сум загальним підсумком за місяць у взаємозв’язку з окремими регістрами бухобліку. Наприклад, графа «повернено» (Дт 301 Кт 372) у відомості 1.1. по дебету рах. 301 повинна дорівнювати підсумку по кредиту рах. 372 у відомості 3.2.2. (по дебету 301 рахунку). Починаючи з гр. 16 відомості 3.2.2. можна перевірити цільове направлення використаних підзвітних сум по відповідним регістрам бухгалтерського обліку.

Тепер зупинимось на помилках при оформленні звітів про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт. В цих звітах часто відсутні наступні реквізити: дата сплати по документу, що надається до звіту, відсутній дебет рахунку по наданим до списання витратам, назва підприємства, номер звіту, дата заповнення і надання в бухгалтерію, підпис бухгалтера і директора, що затверджують звіт, не заповнюється і ліва частина лицьового листа звіту, що визначає стан розрахунків по кожній підзвітній особі.У звіті про використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт відсутній підпис підзвітної особи, а це свідчить про те, що витрати не підтверджені. Зустрічаються помилки в розрахунках, що пов’язані з невірним використанням нормативних актів.

В деяких організаціях в звітах на придбання товарно-матеріальних цінностей і пального за готівковий розрахунок не виділяють ПДВ і таким чином занижують прибуток і збільшують перерахування сум по ПДВ.

Часто робляться помилки при списанні витрат на відрядження. Якщо витрати на відрядження не пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, то вони не відносяться на рахунок податкових витрат, а списуються за рахунок  витрат підприємства тільки в бухгалтерському обліку.

Потрібно пам’ятати, що витрати на відрядження належать до витрат подвійного призначення. Ключовими моментами, що надають право платнику податку включати такі витрати до складу витрат, зокрема, є: фізичні особи, які направляються у відрядження,  повинні  перебувати у трудових відносинах з таким платником податку або бути членами його керівних органів; таке відрядження має бути пов'язане з господарською діяльністю такого платника податку; і нарешті, такі витрати мають бути підтверджено відповідними первинними документами (п.п.140.1.7 п.140.1 ст.140 Податкового кодексу).

Винятком, коли витрати на відрядження не потребують документального підтвердження, є сума добових витрат. Зазначимо, що порівняно з нормами Закону про прибуток суму добових згідно з нормами Податкового кодексу значно збільшено. Так, починаючи з 01.04.11 такі витрати включаються до складу витрат у таких розмірах: у межах території України - не більше ніж 0.2 розміру мінімальної заробітної плати (188 грн., 20 коп.), а для відряджень за кордон - не більше ніж 0.75 розміру мінімальної заробітної плати (705 грн. 75 коп.), що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року із розрахунку на добу.

Не дозволяється включати до складу витрат на харчування вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плати за видовищні заходи.

Щодо витрат на проїзд, то згідно з п.п.140.1.7 п. 140.1 ст.140 Податкового кодексу додатково дозволено включати до складу витрат витрати на бронювання транспортних квитків, а також витрати на проїзд на орендованому транспорті як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження.

"Бухгалтер повинен пам’ятати, що зазначені витрати можуть включатись до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів.

Висновок. Проблема правильного відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами залишається важливою ланкою в організації бухгалтерського обліку на підприємстві, проте існує чимало проблем з правильним документальним відображенням цих операцій в обліку, які потребують негайного вирішення.

 

Література:

1.  Податковий кодекс України. Із змінами, внесеними згідно із Законом 2856-VI ( 2856-17 ) від 23.12.2010.

2.  Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

3.  Коблянська О.І. Фінансовий облік. – К.: Знання-Прес, 2007. – 471с.

4.  Інструкція «Про службові відрядження в межах України та закордон», затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну України від 29.03.2011 p. № 410/19148)

 
Секции-декабрь 2011
КОНФЕРЕНЦИЯ:
  • "Современные проблемы и пути их решения в науке, транспорте, производстве и образовании'2011"
  • Дата: Октябрь 2011 года
  • Проведение: www.sworld.com.ua
  • Рабочие языки: Украинский, Русский, Английский.
  • Председатель: Доктор технических наук, проф.Шибаев А.Г.
  • Тех.менеджмент: к.т.н. Куприенко С.В., Федорова А.Д.

ОПУБЛИКОВАНО В:
  • Сборник научных трудов SWorld по материалам международной научно-практической конференции.